1. 인사업무는 언제부터 시작되는가?
인사업무는 직원을 채용하는 순간부터 시작됩니다.
회사가 설립만 되어 있고 대표 혼자 일할 때에는 인사관리 이슈가 거의 없습니다. 그러나 직원이 단 한 명이라도 생기면 상황은 달라집니다. 근로계약 체결, 임금 지급, 휴가 관리 등 다양한 법적·실무적 의무가 동시에 발생합니다.
2. 근로자 수에 따른 법 적용 차이 이해하기
초보 인사담당자가 반드시 알아야 할 기본 지식이 있습니다. 바로 근로자 수에 따라 달라지는 법 적용 범위입니다.
- 5인 미만 사업장: 원칙적으로 근로기준법이 적용되지 않습니다만, 근로계약서 작성, 임금 지급 원칙, 최저임금 준수, 퇴직금 지급, 주휴일 부여, 해고 예고, 산전후휴가·육아휴직 등 일부 법기준은 모든 근로자에게 적용됩니다.
- 5인 이상 사업장: 원칙적으로 근로기준법 모든 규정이 적용됩니다. 근로시간 제한(주 40시간), 연장·야간·휴일근로 가산수당, 연차유급휴가, 해고 제한, 부당해고 구제 신청 등 전면적으로 적용됩니다.
즉, 법의 적용 범위를 잘 이해하지 못하면 사업주는 물론 인사담당자도 큰 리스크를 떠안게 됩니다.
5인 이상은 '상시근로자'를 기준으로 합니다. 상시근로자는, 사업주(대표)를 제외하고 정규직, 계약직, 단시간 근로자(파트타이머), 일용직 및 파견근로자도 포함하며, 보통 1년 평균 근로자 수를 기준으로 판단합니다.
3. 노동법은 기초, 인사제도는 실무
인사업무의 10% 정도는 노동법과 직접 관련이 있고, 나머지는 회사 상황에 맞게 인사제도를 설계하고 운영하는 영역입니다.
예를 들어 연차휴가 제도를 생각해봅시다. 법은 “1년에 15일 이상, 근속에 따라 가산”만을 규정합니다. 그러나 실제 현장에서는 다음과 같은 수많은 의사결정이 필요합니다.
- 휴가일수 산정 및 부여 기준: 입사일 기준 vs 회계연도 기준
- 미사용 휴가 처리: 휴가사용 촉진제 vs 미사용휴가 수당 지급
- 휴가 신청 방식: 전산시스템 vs 서면 vs 구두 보고
- 반차휴가 도입 여부: 1일단위를 잘게 쪼개서 '반차' 또는 '시간차'로 사용할 수 있게 허용하느냐 여부
이처럼 법의 기준에 따라 이를 회사에 맞게 제도화하고 운영하는 것이 바로 인사담당자의 역할입니다.
4. 인사담당자가 꼭 해야 할 기본 업무
인사담당자의 업무는 생각보다 광범위합니다. 초보자일수록 우선순위를 정해 하나씩 배우고 실행해야 합니다. 다음은 인사담당자의 전 주기 업무(HR Full Cycle)입니다.(밑줄 친 부분은 법적 의무사항입니다)
1) 근로계약 및 법적 의무 준수
- 취업규칙 작성 및 신고 : 10인이상 사업장 의무작성, 노동부 신고(취업규칙 변경신고 포함)
- 근로계약서 작성 및 교부
- 인사기록 관리 : 인사카드, 근로자명부 작성. 개인정보보호 관리
- 임금 지급 : 통화·직접·전액·매월 1회 이상 지급 운영
- 주휴일, 휴게시간 등 설계
2) 조직 관리
- 인력수급계획 수립 : 인력 충원/감축 계획, 채용계획, 인건비 예산 수립
- 조직도 및 직무기술서(JD) 관리 : 직무 정의, 직책/직급별 역할 정립
- 정원관리 : 부서별 인력 현황, 생산성 지표 등 관리
- 업무분장 및 전결권한 등
3) 채용 관리
- 채용정책 수립 : 이직율 관리, 평균근속년수 관리, 채용루트 관리(잡포털사이트/헤드헌팅/채용대행 등)
- 채용공고 작성, 서류전형 및 면접 진행
- 합격자 통보 및 입사 절차 관리
- 온보딩 프로그램 운영 : 사내 멘토링 제도, 수습평가 운영 등
4) 보상과 처우 설계
- 급여체계 : 최저임금 준수, 연봉제 설계, 기본급과 제수당 설계, 기타 임금체계 개선 등
- 임금인상 시행 기준
- 법정복지 시행 : 4대보험(취득/상실 신고), 산전후휴가, 육아휴직, 배우자출산휴가, 건강검진, 산업재해보상, 장애인고용분담금 등
- 정부지원금/보조금 관리 : 청년고용장려금, 고용안정지원금 등 활용
- 회사 복지제도 설계 : 경조사 지원, 식사 지원, 장기근속자/우수사원 포상, 명절 선물, 교통비 지원, 교육/자기개발 지원, 자녀학자금 지원, 기타 워라밸 등
5) 근태·휴가 관리
- 근태관리 기준 설계 : 결근(무단결근), 조퇴, 외출, 휴가/휴직, 유연근무제 도입 등
- 연차휴가 운영 : 연차휴가관리대장, 휴가촉진제 도입여부, 반차 도입 등
- 시간외근로 관리 : 연장근무, 야간근무, 휴일근무 시행기준 등
6) 평가와 승진
- 인사평가제도 설계 : 역량평가 & 성과평가 운영기준
- 평가자 교육 : 관리자 성과관리 리더십 강화, 평가역량 강화 교육 등
- 평가 결과 반영기준 수립 → 승진·보상·교육 연계
7) 교육 및 경력개발
- 법정의무교육 시행 : 성희롱예방교육, 장애인인식개선교육, 퇴직연금교육, 산업안전교육, 개인정보보호교육 등
- 사내 교육운영체계 설계 : 신입사원 교육, 직무능력향상교육, 리더십교육 등
- 순환보직, 경력개발 계획 수립
8) 조직문화와 소통
- 조직문화 설계 : 조직활성화 프로그램 도입, 직원만족도 조사, 제안제도 등
- 사내 커뮤니케이션 활성화 : 워크숍/MT, 사내동호회 지원, 신문고 제도, 기타 팀웍 Activity 등
9) 복무규율 관리
- 징계제도 운영기준 수립 : 징계사유/해고사유 정립, 징계회부 절차 등
- 징계위원회 운영 : 징계심의, 징계양정기준, 의결 정족수, 징계처분통보 등
- 직장내 괴롭힘 방지 제도 운영 : 신고 및 조사절차 운영, 불이익 금지 등
- 윤리경영, 내부신고제도 등
10) 노사관계 관리
- 노사협의회 운영 : 상시근로자 30인 이상 의무 설치
- 노동조합 대응 : 단체교섭, 단체협약, 노사분쟁 대응
- 노무 리스크 관리 : 노동부 진정 사건 대응, 노동청 점검 대응, 부당해고/임금체불 분쟁 예방
11) 핵심인재 및 저성과자 관리
- 핵심인재 관리방안 : 핵심인재 선정(핵심직무 전문가 포함), 리텐션 전략(보상/복지 등 차별화 정책), 경력 로드맵 제공, 전문교육 지원 등
- 저성과자 관리방안 : 재배치, 직무전환, 재교육, 상담제도 등
12) 퇴직 관리
- 퇴직 프로세스 관리 : 퇴직면담(퇴직사유 분석 및 제도개선 반영), 재직증명서 발급, 퇴직자 네트워킹 관리 등
- 재취업 지원제도 운영 : 1,000인 이상 기업 해당
- 퇴직금 제도 설계 : 퇴직연금(DB/DC) 도입 설계 등
5. 소기업 인사담당자의 현실
실제 소기업에서는 전문 인사담당자가 없는 경우가 많습니다. 대표가 직접 인사업무를 처리하거나, 겸임 직원이 형식적으로 맡는 경우가 대부분입니다.
☞ 산업 전반적으로, 보통 직원 100명당 인사전담자가 1명 정도로 보면 됩니다. 회사 규모에 따라 인사전담자 또는 전담조직이 필요하지만, 만약 이런 전담자가 없다면 대부분의 인사업무가 땜질식으로 처리되거나 업무공백 상태로 유지되는 경우가 많기에 외부지원을 통해서라도 최소한의 제도적 장치를 갖추는 것이 필요합니다.
인사업무에서 중요한 것은 '사전 예방'이 우선입니다. '사후 대응'은 업무를 방치한 결과인데 비용이 많이 들게 됩니다!
- 근로계약서 미작성 → 500만원 이하 과태료
- 취업규칙 미제출 → 500만원 이하 과태료
- 연장근무수당 미지급 → 3년 이하 징역형 가능
이처럼 인사관리를 소홀히 하면 회사 존립 자체가 흔들릴 수 있습니다. 따라서 초보 인사담당자라도 반드시 법규 위반 없는 최소 기준을 지키고, 여기에 한 단계씩 인사제도를 더해가야 합니다.
6. 결론
체계적인 인사관리를 시작하면 조직에 변화가 나타납니다.
- 직원 불만이 줄고, 공정성이 확보됩니다.
- 경영진과 직원 간 신뢰관계가 쌓입니다.
- 인재 확보와 유지가 쉬워집니다.
- 몰입과 성과 중심의 조직문화가 형성됩니다.
- 직원들이 자기개발에 투자하면서 회사 경쟁력이 강화됩니다.
마지막으로, 초보 인사담당자가 반드시 기억해야 할 원칙을 정리합니다.
- 법규 준수는 기본 – 위반은 회사와 본인 모두에게 리스크
☞ 근로기준법 위반은 실제 위반행위를 한 책임자(인사담당자)가 1차로 처벌되고, 동시에 대표 및 법인도 '양벌규정'에 따라 함께 처벌될 수 있습니다. 따라서 인사담당자는 단순한 실무자가 아니라, 법규 위반을 예방하고 대표를 보호하는 최전선에 서 있다는 점을 명심해야 합니다. 즉, 법기준은 기본적으로 준수하는 것이 본인과 회사, 대표를 모두 보호하는 길입니다. - 제도 설계는 맞춤형 – 법을 넘어 회사 상황에 맞게 제도화
- 사람 관리가 핵심 – 인재 확보보다 유지에 방점
- 경험이 최고의 스승 – 이론보다 현장에서 부딪히며 배우는 것이 중요!
인사업무는 어렵고 방대해 보일 수 있습니다. 그러나 기본기를 놓치지 않고, 차근차근 경험을 쌓아간다면 누구든 조직의 성장을 이끄는 인사전문가로 성장할 수 있습니다.
직장생활, 혼자가 아닙니다.
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